nhà thầu cơ điện thường phải chuẩn bị rất nhiều loại hồ sơ như bản vẽ shop drawing, kế hoạch an toàn lao động, hồ sơ vật liệu, chứng chỉ xuất xưởng, và các loại giấy tờ kiểm định. Những tài liệu này phải được trình lên nhiều bên khác nhau như tư vấn giám sát, chủ đầu tư, tổng thầu và đôi khi cả cơ quan quản lý nhà nước. Quy trình xét duyệt thường kéo dài và có thể phải chỉnh sửa nhiều lần, khiến tiến độ bị ảnh hưởng.

quá trình phát sinh nhà thầu thi công pccc phải làm hồ sơ nghiệm thu từng công việc, nhật ký công trình, biên bản kiểm tra vật liệu, báo cáo an toàn, và nhiều biểu mẫu khác. Việc hoàn thành các thủ tục này đòi hỏi nhiều thời gian và nhân lực, đôi khi còn nhiều hơn cả công việc thực tế tại hiện trường.

khi công trình hoàn thành, nhà thầu thi công m&e phải lập hồ sơ hoàn công và hồ sơ bàn giao hệ thống. Đây là một bộ tài liệu rất lớn bao gồm bản vẽ hoàn công, chứng chỉ thiết bị, kết quả thử nghiệm và các tài liệu hướng dẫn vận hành. Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng mẫu, việc nghiệm thu và thanh toán có thể bị chậm trễ.